Optimiser les processus en entreprise

Comme on le sait depuis quelques années, dans les entreprises qui s’occupent de processus de numérisation, de développement de produits informatiques, de traitement ou d’échange de données, le rôle de l’organisation comprend de plus en plus une fonction centrale et indispensable pour l’optimisation des processus et le correct déroulement des travaux dans les départements R&D.

Malgré des approches différentes et variées en la matière, et compte tenu de la centralité des caractéristiques de l’organisation spécifique dans laquelle on travaille, deux sont les méthodes les plus utilisées dans le cadre de la gestion de projets pour optimiser les flux de travail et améliorer les processus de production, tout en garantissant le respect des délais et la qualité des livrables.

Il s’agit des approches désormais bien connues : Kanban ou Agile.

Dans cet article, nous tenterons d’analyser les avantages de ces deux méthodes et d’en identifier les principales différences afin de s’orienter à choisir la bonne méthode en fonction de l’expérience professionnelle, mais surtout en fonction de la structure organisationnelle au sein de laquelle vous opérez.

Analyse et comparaison des deux méthodologies 

L’importance de la collaboration

Commençons donc par clarifier un concept fondamental : ces deux approches peuvent garantir des résultats efficaces si elles sont appliquées selon la bonne méthode, mais surtout si elles sont partagées et adoptées par tous les participants et non imposées de manière verticale et non collaborative.

N’oublions pas, dès lors, de souligner à quel point les deux méthodologies offrent des perspectives intéressantes et flexibles pour gérer les projets, mais elles diffèrent considérablement dans leurs principes fondamentaux et leur mise en œuvre.

Comprendre les distinctions entre Agile et Kanban est, donc, essentiel pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs processus de gestion de projet et à maximiser leur productivité.

  • La méthodologie Agile, issue du secteur du développement de logiciels, met l’accent sur l’adaptabilité et la collaboration. Elle repose sur un développement itératif et incrémentiel, où les projets sont divisés en plus petits livrables ou « sprints ». Ces sprints permettent un retour d’information et des ajustements continus, ce qui permet aux équipes de réagir rapidement aux changements et de donner la priorité à la satisfaction du client. La méthode agile favorise l’auto-organisation des équipes et une communication fréquente, ce qui crée un environnement de travail dynamique qui encourage la créativité et l’innovation.

 

  • La méthodologie Kanban, quant à elle, a vu le jour dans le secteur manufacturier et a depuis gagné en popularité dans diverses industries. Kanban visualise les flux de travail à l’aide d’un tableau visuel divisé en colonnes représentant les différentes étapes du travail. Chaque tâche ou élément de travail est représenté par une carte ou une note autocollante, qui se déplace sur le tableau au fur et à mesure de sa progression. L’objectif principal de Kanban est d’établir un flux de travail fluide et de limiter les pending afin d’éviter les goulets d’étranglement et d’optimiser l’efficacité. Il met l’accent sur la transparence, l’amélioration continue (processus autrement dit continuous improvement), et l’utilisation des données pour prendre des décisions.

Deux approches différentes 

Si Agile et Kanban partagent des objectifs communs, tels que l’augmentation de la productivité et l’obtention de résultats de haute qualité, leurs approches pour atteindre ces objectifs diffèrent.

  • La méthode Agile mise sur la flexibilité et le changement, ce qui permet aux équipes de répondre à l’évolution des besoins et au retour d’information des clients. Elle est la plus adaptée aux projets où les parties prenantes peuvent avoir des priorités qui évoluent ou des dynamiques de marché qui changent rapidement. Cette méthode parait donc idéale pour les projets qui exigent une collaboration, une adaptabilité et une innovation fréquentes. Elle permet aux équipes de s’adapter au changement et encourage une approche centrée sur le client.

 

  • En revanche, le Kanban excelle dans l’optimisation du flux de travail et la réduction du gaspillage en termes d’effort de production (par exemple : temps d’attente, mauvaise orientation du travail, efforts inutiles etc.). L’accent mis sur la visualisation du travail et la limitation des travaux en cours favorise un rythme régulier et prévisible, ce qui permet aux équipes de respecter les délais et de fournir de la valeur ajoutée. Kanban est particulièrement efficace pour les projets dont les exigences sont stables ou dont le flux de travail est continu, comme les équipes d’assistance ou les projets de maintenance, car elle se distingue lorsqu’il s’agit de rationaliser les processus, de maintenir un flux de travail régulier et d’améliorer l’efficacité.

 

Le choix entre Agile et Kanban dépend, et nous commençons à bien le comprendre, de plusieurs facteurs, notamment la complexité du projet, la dynamique de l’équipe et les objectifs de l’organisation.

Si nous voulions schématiser les caractéristiques et les objectifs des deux méthodes, nous pourrions les représenter comme suit :

Méthode Key Figures Objectif

Agile

 Flexibilité et changement Evolution Besoin / Feedback Clients
Kanban Optimisation flux de travail continu Respect des délais / Valeur ajoutée

 

Conclusion

En fin de compte, le choix entre Agile et Kanban dépend des besoins spécifiques de votre projet et de votre organisation. Certaines organisations combinent même des éléments des deux méthodologies pour créer une approche hybride adaptée à leurs besoins spécifiques. Il est donc essentiel d’évaluer la nature de votre projet, les capacités de l’équipe et la culture de l’organisation pour déterminer la méthodologie qui répondra le mieux à vos besoins.

Dans le monde dynamique et rapide de la gestion de projet, Agile et Kanban se sont imposés comme deux puissants outils de réussite. En comprenant les différences et les avantages de chaque méthodologie, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées et sélectionner l’approche la plus appropriée pour atteindre les objectifs de leur projet.

Quelle que soit la voie choisie, l’adoption d’une méthodologie structurée et collaborative est essentielle pour favoriser une culture d’amélioration continue, d’innovation et de réussite des projets.

Au terme de cette tentative de comparaison, il apparaît clairement qu’il n’existe pas de meilleure méthode absolue ou de méthode miraculeuse.

Le meilleur résultat se trouve peut-être dans la tentative de fusionner les aspects fonctionnels des deux méthodes au mieux de ses propres capacités en créant un système hybride et efficace, qui peut être adapté de la manière la plus souple et la plus fonctionnelle aux processus de production et d’exploitation de sa propre organisation.

 

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